FIKTIVES BEISPIEL · BADMODERNISIERUNG

Ein Auftrag, vom ersten Angebot bis zur Übergabe.

So könnte ein kleiner Handwerksbetrieb die Informationen zu einer Badmodernisierung übersichtlich zusammenhalten. Namen, Nachrichten und Abläufe auf dieser Seite sind vollständig erfunden und dienen nur der Veranschaulichung.

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BEISPIELAKTE

Badmodernisierung

Familie Muster · Musterstraße · geplanter Zeitraum: 12.–16. Mai

FIKTIVE DATEN

VOR DEM START

Angebot und Absprachen

Der Betrieb erstellt ein Angebot für den Austausch von Waschtisch und Armatur. Leistungsumfang, voraussichtlicher Termin und offene Kundenauswahl stehen zusammen in der Auftragsakte.

Was könnte hier hinterlegt sein?

Angebot mit Positionen und vereinbartem Leistungsumfang
Notiz: „Kundin wählt Armatur bis Freitag aus.“
Terminabstimmung für den Arbeitsbeginn

ANGEBOT · BEISPIELWaschtisch und Armatur erneuern

Leistungsbeschreibung und Termin vor Ausführung gemeinsam prüfen.

VOR UND WÄHREND DER ARBEIT

Ausgangslage und Fortschritt

Das Team hält den Arbeitsbereich vor Beginn und wichtige Zwischenschritte fest. So lassen sich Bilder der Ausgangslage von Aufnahmen nach der Montage unterscheiden.

Beispiel für die Fotoreihe

Übersicht des Waschtischbereichs vor Beginn
Anschlüsse vor dem Einbau, als interne Dokumentation
Fertige Montage aus vergleichbarer Perspektive

FOTO · SICHTBARKEIT WÄHLENVorbereitung: Anschlüsse

Nur intern Technischer Zwischenschritt für das Team.

Fertige Montage

Für den Kunden Ausgewähltes Ergebnisbild für die Übergabe.

ABSTIMMUNG

Nachricht zum nächsten Schritt

Eine kurze Nachricht hält fest, was vereinbart wurde und wer als Nächstes handelt. Sachliche Notizen machen den Stand auch für Kolleginnen und Kollegen verständlich.

Frei erfundene Beispielnachricht

„Die Montage ist abgeschlossen. Bitte prüfen Sie das Ergebnis; für die Einweisung schlagen wir Donnerstag um 15 Uhr vor.“

KUNDENABSTIMMUNG · BEISPIEL

„Donnerstag um 15 Uhr passt. Vielen Dank!“

Fiktive Nachricht · keine echte Kundenkommunikation

NACH DER ÜBERGABE

Rechnung und Abschluss

Nach Prüfung der ausgeführten Leistungen erstellt der Betrieb die Rechnung. Die Auftragsakte kann zugleich die abschließenden Unterlagen und den Status der Übergabe bündeln.

Abschluss-Unterlagen im Beispiel

Rechnung mit Bezug auf den Auftrag
Ausgewählte Abschlussfotos
Notiz zur erfolgten Übergabe und zu vereinbarten Restpunkten

ABSCHLUSS · BEISPIELAuftrag abgeschlossen

Rechnung erstellt · Übergabe dokumentiert · Unterlagen geordnet

AUFTRÄGE ÜBERSICHTLICH ORGANISIEREN

Das Prinzip mit Ihrer eigenen Auftragsakte kennenlernen.

Werkakte bringt Angebote, Fotos, Nachrichten und Rechnungen in den Zusammenhang eines Auftrags.

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